Benford · Lovfestet revisjon, levert annerledes

Disse standardvilkårene («Standardvilkårene») gjelder for alle revisjons- og attestasjonstjenester som leveres av Benford Revisjon AS. Standardvilkårene og den enkelte oppdragsavtalen (engasjementsbrev, oppdragsbekreftelse eller tilsvarende) utgjør samlet «Avtalen» mellom partene.

Standardvilkårene gjelder også for tilleggsoppdrag og enkeltstående tjenester som utføres for dere uten at det er inngått egen skriftlig oppdragsavtale.

1.2 Definisjoner

I Avtalen har følgende ord og uttrykk den betydning som er angitt nedenfor:

«Oppdraget» – de tjenestene som er beskrevet i oppdragsavtalen, og/eller andre tjenester som vi faktisk har levert til dere.
«Vi», «oss», «vår» eller «Benford» – Benford Revisjon AS, organisasjonsnummer 838 070 442.
«Dere», «deres» – den kunden, eller de kundene, som er navngitt i oppdragsavtalen.
«Oppdragsansvarlig revisor» – den statsautoriserte revisoren som i oppdragsavtalen er utpekt som ansvarlig for Oppdraget.
«Benford-materiale» – materiale, programvare, maler, metodikk, modeller, know-how og andre immaterielle rettigheter av generell karakter som vi har utviklet eller ervervet før eller som følge av Oppdraget.

1.3 Rangordning

Med mindre oppdragsavtalen uttrykkelig fraviker et bestemt punkt i Standardvilkårene, har Standardvilkårene forrang ved motstrid.

1.4 Endring av Standardvilkårene

Vi kan endre Standardvilkårene. Gjeldende versjon gjøres tilgjengelig på våre nettsider og gjelder for oppdrag som inngås, videreføres eller fornyes etter endringstidspunktet. Endringer av vesentlig betydning for dere varsles skriftlig i rimelig tid før de trer i kraft.

2. Dokumenter og arbeidspapirer

2.1 Eiendomsrett

Alle arbeidspapirer og øvrig oppdragsdokumentasjon som vi utarbeider i forbindelse med revisjons- og attestasjonsoppdrag, er vår eiendom. Dette gjelder uavhengig av om dokumentasjonen bygger på materiale mottatt fra dere.

2.2 Oppbevaring

Vi kan beholde kopier av all dokumentasjon som er relevant for Oppdraget, herunder dokumenter vi har mottatt fra dere eller på deres vegne. Oppdragsdokumentasjonen oppbevares så lenge revisorloven med tilhørende forskrifter krever, og for øvrig i tråd med gjeldende lovgivning og våre interne retningslinjer.

2.3 Frigivelse

Dokumenter som tilhører oss, herunder våre arbeidspapirer, utleveres ikke med mindre det er særskilt avtalt eller vi er rettslig forpliktet til det. Ved eventuell utlevering kan vi stille vilkår, herunder kreve en skriftlig erklæring fra mottakeren om formålet med og begrensningene i bruken av dokumentene.

2.4 Skjemaer, maler og programvare

Skjemaer, maler, regneark, databaser og annen programvare som vi stiller til rådighet for dere, er utviklet for bestemte formål og leveres «som den er» («as is»). Slikt materiale er kun til deres interne bruk og skal ikke distribueres til tredjepart.

3. Konfidensialitet

3.1 Taushetsplikt

Vi og våre medarbeidere har taushetsplikt om alt vi får kjennskap til under utførelsen av Oppdraget, jf. revisorlovens regler om taushetsplikt. Taushetsplikten er tidsubegrenset og består også etter at Oppdraget er avsluttet.

3.2 Tillatt bruk av konfidensiell informasjon

Partene kan bare bruke den andre partens konfidensielle informasjon i tilknytning til Oppdraget. Vi kan likevel behandle deres konfidensielle informasjon for følgende formål:

oppfyllelse av Avtalen, herunder dataanalyse og tilpasning av tjenesteleveransen,
styring og administrasjon av kundeforholdet,
interne kvalitets-, uavhengighets- og risikostyringsprosesser, herunder ekstern kvalitetskontroll, og
oppfyllelse av gjeldende lov, forskrift eller faglig standard.

Vi kan bruke informasjon i aggregert og anonymisert form for interne formål, forutsatt at dere ikke kan identifiseres.

3.3 Deling med tredjeparter

Deres konfidensielle informasjon deles ikke med andre, med mindre vi er pålagt dette i lov eller forskrift, eller det følger av krav fra tilsynsmyndighet eller en faglig organisasjon vi er tilsluttet. Informasjon kan likevel deles med våre underleverandører og databehandlere, forutsatt at disse er bundet av tilsvarende taushetsplikt. Vi kan også dele informasjon med deres øvrige rådgivere når disse er involvert i leveransen av Oppdraget.

3.4 Konsernrevisor og revisor i datterselskaper og tilknyttede selskaper

Vi er forpliktet til å gi morselskapets revisor relevante opplysninger når denne ber om det. Ved revisjon av årsregnskap for et datterforetak, et tilknyttet foretak eller en felleskontrollert virksomhet kan vi, uten hinder av taushetsplikten, gi relevante opplysninger og utlevere relevant dokumentasjon til revisor for morforetaket eller for foretaket med investering i det aktuelle selskapet.

3.5 Tjenester til andre kunder

Dere aksepterer at vi kan levere tjenester til deres konkurrenter og til andre parter som kan ha motstridende interesser, forutsatt at vi opptrer profesjonelt, ivaretar kravene til uavhengighet og ikke deler deres konfidensielle informasjon.

4. Immaterielle rettigheter

4.1 Sluttproduktet

Når fullt honorar er betalt, og med forbehold for Avtalens øvrige bestemmelser, overdras opphavsretten til sluttproduktet som er levert under Oppdraget til dere. Dersom sluttproduktet er levert med Benfords logo eller navn, kan produktet ikke bearbeides eller videreutvikles med logoen eller navnet på.

4.2 Benford-materiale

Vi beholder samtlige rettigheter til Benford-materiale. Dere gis en ikke-eksklusiv, ikke-overførbar rett til å bruke Benford-materiale som inngår i leveransen, til internt bruk. Benford-materiale kan ikke distribueres, kopieres, endres, videreutvikles eller gjøres tilgjengelig for tredjepart uten vårt skriftlige forhåndssamtykke.

5. Personvern

5.1 Behandling av personopplysninger innenfor Oppdraget

Personopplysninger vi mottar fra dere i forbindelse med Oppdraget behandles av oss. Ved utførelse av revisjon, andre attestasjonsoppdrag og avtalte kontrollhandlinger er vi behandlingsansvarlig for behandlingen. Formålet med behandlingen er å oppfylle våre forpliktelser etter revisjonslovgivningen, hvitvaskingsregelverket og gjeldende revisjons- og attestasjonsstandarder.

5.2 Partenes forpliktelser ved utlevering

Ingen av partene skal utlevere personopplysninger til den andre parten med mindre følgende vilkår er oppfylt:

personopplysningene er nødvendige for å gjennomføre Avtalen eller for å administrere partenes forretningsforhold,
omfanget av personopplysninger er adekvat, relevant og begrenset til det som er nødvendig for det aktuelle formålet,
utleveringen har et lovlig behandlingsgrunnlag, og
gjeldende personvernlovgivning er overholdt, herunder plikten til å informere de registrerte om utleveringen.

Mottatte personopplysninger kan bare behandles for det avtalte formålet og i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.

5.3 Videreformidling

En part skal ikke overføre mottatte personopplysninger til en tredjepart med mindre overføringen er nødvendig og tredjeparten er bundet av forpliktelser som i det vesentlige tilsvarer bestemmelsene i dette punkt 5. Begrensningen gjelder ikke for overføringer som er nødvendige for å oppfylle lovkrav eller faglige standarder.

5.4 Klientregister

For å administrere våre oppdrag registrerer vi opplysninger om deres representanter i vårt klientregister. Vi er behandlingsansvarlig for disse personopplysningene. Registeret inneholder typisk navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, arbeidssted og stilling. Opplysningene kan innhentes direkte fra dere eller fra eksterne kilder. Formålet er å gjennomføre risiko-, uavhengighets- og kundetiltakskontroller, å administrere oppdrag, og i enkelte tilfeller å informere om våre tjenester.

5.5 Informasjon til de registrerte

Nærmere informasjon om vår behandling av personopplysninger, herunder om de registrertes rettigheter og om lagringstid, fremgår av vår personvernerklæring, som er tilgjengelig på www.benford.no. Dere er ansvarlige for å gjøre denne informasjonen kjent for de registrerte som er omfattet av utleveringen fra dere.

6. Digitale verktøy og kunstig intelligens

6.1 Digitale verktøy og skytjenester

Vi benytter IT-systemer, herunder skybaserte løsninger, i planleggingen og gjennomføringen av Oppdraget. Slike løsninger kan innebære at deres informasjon behandles av våre databehandlere. Vi inngår databehandleravtaler og stiller krav til taushetsplikt og informasjonssikkerhet i tråd med punkt 3 og punkt 5.

6.2 Kunstig intelligens

Vi kan benytte verktøy basert på kunstig intelligens («KI-verktøy») som en del av gjennomføringen av Oppdraget, for eksempel til dataanalyse, dokumentgjennomgang, sammenstilling av informasjon og utarbeidelse av arbeidsdokumenter. Dere samtykker til slik bruk.

Ved bruk av KI-verktøy gjelder følgende:

Vi bruker kun løsninger der deres informasjon er underlagt tilfredsstillende konfidensialitet og informasjonssikkerhet, og der informasjonen ikke benyttes til å trene leverandørens modeller.
KI-verktøy erstatter ikke revisors profesjonelle skjønn. Alt materiale som inngår i vår konklusjon eller uttalelse, er gjenstand for kvalifisert menneskelig kontroll av oppdragsansvarlig revisor og oppdragsteamet.
Vi er ansvarlige for leveransen på samme måte som om KI-verktøy ikke var benyttet. Bruken innebærer ingen begrensning i vårt ansvar utover det som følger av punkt 7.
Vi kan bruke aggregert og anonymisert informasjon til å forbedre våre egne metoder og verktøy, forutsatt at dere ikke kan identifiseres.

Dersom dere benytter KI-verktøy i utarbeidelsen av regnskapsmateriale, dokumentasjon eller uttalelser som gis til oss, er dere ansvarlige for innholdets riktighet og fullstendighet på samme måte som for øvrig materiale.

6.3 Tilgang til IT-systemer

Dere gir oppdragsansvarlig revisor og våre medarbeidere tillatelse til å koble seg til vårt nettverk via deres internettforbindelse. Begge parter aksepterer de iboende risikoene ved dette, og ingen av partene kan gjøre ansvar gjeldende mot den andre i denne forbindelse.

For å gjennomføre Oppdraget kan vi gi dere tilgang til tekniske løsninger, for eksempel portaler for dokumentutveksling eller programvare levert som tjeneste. Slike løsninger utgjør ikke en del av de profesjonelle tjenestene og innebærer ikke rådgivning. Rettighetene til løsningene tilhører oss eller vår leverandør, og tilgangen innebærer ingen overføring av rettigheter. Dere gis en midlertidig og ikke-eksklusiv bruksrett, forutsatt at løsningen brukes i samsvar med de instruksene dere får. Vi forbeholder oss retten til å oppdatere og endre løsningene.

Dersom deres personell gis tilgang til våre systemer, har dere alene ansvaret for å:

identifisere hvilket personell som har behov for tilgang, og sikre at disse er kjent med vilkårene for tilgangen,
gjennomgå og vedlikeholde tilgangsrettighetene til deres personell med jevne mellomrom,
varsle deres kontaktperson hos oss når personell med tilgang slutter, eller tilgangen av andre grunner skal avvikles, og
påse at deres personell krypterer konfidensielt materiale som lastes opp til våre systemer.

7. Ansvar

7.1 Grunnlag

Vi er ansvarlige for at Oppdraget utføres i samsvar med Avtalen, revisorloven og gjeldende revisjons- og attestasjonsstandarder. Vårt ansvar omfatter bare dokumenterte, direkte og påregnelige tap som er en umiddelbar følge av den påståtte feilen, og omfatter ikke tap som skyldes forhold på deres side, herunder mangelfull, uriktig eller for sent gitt informasjon.

7.2 Tap som ikke dekkes

Dere aksepterer at vi ikke er ansvarlige for:

tap eller ødeleggelse av data i deres IT-systemer,
tap av fortjeneste, goodwill, forretningsmuligheter eller forventede besparelser eller fordeler, og
indirekte tap eller følgetap.

7.3 Ansvarsbegrensning

Vårt samlede ansvar for ethvert krav knyttet til Oppdraget eller Avtalen er begrenset oppad til NOK 10 millioner. Begrensningen omfatter renter og eventuelt ansvar for personer og underleverandører som nevnt i punkt 7.6.

Ansvarsbegrensningen i dette punktet gjelder ikke for lovpålagt revisjon, og heller ikke der tapet er voldt forsettlig eller ved grov uaktsomhet.

Vi har lovpålagt sikkerhetsstillelse og ansvarsforsikring i samsvar med revisorlovens krav.

7.4 Ansvar for oppgaver til offentlige myndigheter

For oppgaver til offentlige myndigheter, slik som kontrolloppstillinger, skattemelding og næringsspesifikasjon med vedlegg, merverdiavgiftsmeldinger, søknader om kostnadsrefusjon, tilskudd, skattelempning og lignende, er dere selv ansvarlige for at all informasjon er korrekt og fullstendig, og for øvrig oppfyller gjeldende krav. Vi er ikke ansvarlige for skattemessige konsekvenser av feil i slike oppgaver. Vårt eventuelle ansvar er begrenset til endelig fastsatt tilleggsskatt eller tilleggsavgift med tilhørende renter, og er uansett underlagt begrensningene i punkt 7.1 til 7.3.

7.5 Deling av ansvarsgrensen

Dersom vi påtar oss ansvar overfor mer enn én part, fordeles ansvarsbegrensningen i punkt 7.3 mellom de berørte partene. Det er opp til disse partene å bli enige om den innbyrdes fordelingen.

7.6 Underleverandører og krav mot enkeltpersoner

Vi kan benytte underleverandører for å utføre deler av tjenestene. Vi er alene ansvarlige for tjenesteleveransen. Dere forplikter dere til å rette ethvert krav knyttet til tjenestene utelukkende mot Benford Revisjon AS, og eventuelt mot oppdragsansvarlig revisor, og ikke mot øvrige medarbeidere, underleverandører eller personer tilknyttet disse.

7.7 Konsernselskaper

Dersom tjenester etter oppdragsavtalen leveres til selskaper i deres konsern, skal dere gi disse en kopi av Avtalen og informere dem om at leveransen reguleres av Avtalen. Enhver uenighet og ethvert potensielt krav skal håndteres mellom dere og oss, og øvrige konsernselskaper skal formidle slike saker gjennom dere.

Dere påtar dere ansvaret for at deres konsernselskaper, herunder datterselskaper, tilknyttede selskaper og eierselskaper som ikke er part i Avtalen, avstår fra å fremme krav knyttet til Avtalen eller leveransen mot oss eller mot personer og enheter som omfattes av punkt 7.6. Dette gjelder både mens de er konsernselskap og etter at tilknytningen er opphørt.

7.8 Utkast og muntlige råd

Dere kan bare bygge beslutninger på skriftlige leveranser fra oss som er bekreftet som endelige. Utkast til leveranser og muntlige råd kan ikke legges til grunn. Dersom dere har behov for å kunne bygge på et muntlig utsagn fra oss, må dere varsle oss om dette uten ugrunnet opphold, slik at vi kan formalisere rådet skriftlig.

8. Mekling og reklamasjonsfrister

8.1 Minnelig løsning

Dersom det oppstår uenighet mellom partene, bør partene, uten å være forpliktet til det, forsøke å løse uenigheten gjennom drøftelser, forhandlinger og eventuelt mekling før rettslig prosess igangsettes.

8.2 Reklamasjonsfrist

Ethvert krav mot oss, uavhengig av kravets art og grunnlag, må fremsettes skriftlig innen 60 dager etter at dere ble, eller burde ha blitt, kjent med forholdet som begrunner kravet. Kravet må uansett fremsettes senest ett år etter at det påståtte misligholdet fant sted. Fristene gjelder så langt de ikke strider mot ufravikelig lovgivning.

9. Generelle bestemmelser

9.1 Elektronisk kommunikasjon

Med mindre annet er skriftlig avtalt, foregår kommunikasjonen mellom partene elektronisk. Vi kan ikke garantere at elektronisk informasjon er fri for feil; informasjonen kan bli endret, slettet, komme for sent frem eller på annen måte være usikker. Ingen av partene kan gjøre ansvar gjeldende mot den andre som følge av feil, mangler, skade, uhell, virus eller lignende som oppstår i forbindelse med elektronisk kommunikasjon. E-post kan bli avvist av våre sikkerhetssystemer, og vi kan ikke garantere at varsel om avvisning alltid blir gitt.

9.2 Force majeure

Ingen av partene er ansvarlige for manglende oppfyllelse av sine forpliktelser dersom dette skyldes omstendigheter utenfor partens kontroll, som parten ikke med rimelighet kunne forutse ved avtaleinngåelsen, og som parten ikke med rimelighet kunne unngå eller overvinne konsekvensene av.

9.3 Oppsigelse og fratreden

Vi kan si opp Avtalen med skriftlig varsel, forutsatt at oppsigelsen ikke strider mot revisorloven eller relevante profesjonskrav. Dersom dere ikke velger ny revisor etter å ha mottatt varsel, har vi uansett rett til å fratre og avslutte tjenesteytelsen. Fratreden meldes til Foretaksregisteret i samsvar med revisorlovens regler.

9.4 Honorar ved opphør

Ved opphør av Avtalen skal dere betale for alt arbeid som er utført og alle kostnader som er påløpt frem til opphørstidspunktet. Er det avtalt fastpris for Oppdraget, faktureres medgått tid og kostnader etter gjeldende timesatser, men aldri utover den avtalte fastprisen.

9.5 Flere enheter på deres side

Dersom dere består av flere juridiske enheter, anses en handling eller unnlatelse fra én enhet som en handling eller unnlatelse fra samtlige.

9.6 Overdragelse

Ingen av partene kan overdra sine rettigheter eller forpliktelser etter Avtalen uten den andre partens skriftlige samtykke. Vi kan likevel overdra Avtalen til et selskap som overtar hele eller vesentlige deler av vår virksomhet, forutsatt at overtakeren har nødvendig godkjenning som revisjonsforetak.

9.7 Ugyldighet

Dersom en bestemmelse i Standardvilkårene helt eller delvis kjennes ugyldig eller ikke kan håndheves, berører dette ikke gyldigheten av de øvrige bestemmelsene. Den aktuelle bestemmelsen skal så langt som mulig erstattes av en bestemmelse som ivaretar partenes opprinnelige formål.

9.8 Virkning etter Avtalens opphør

Bestemmelser som etter sin art er ment å gjelde også etter Avtalens opphør, forblir bindende. Dette omfatter blant annet bestemmelsene om dokumenter og arbeidspapirer, konfidensialitet, immaterielle rettigheter, personvern, ansvar, reklamasjonsfrister, lovvalg og verneting.